meningkatkan Delivery System jabatan

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dapat meningkatkan Delivery System jabatan

Banyak jabatan mendapat teguran audit kerana tidak menyediakan manual prosedur kerja dan fail meja . Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.8 1991 dikeluarkan khusus mengenai garis panduan bagi menyediakan manual prosedur kerja (MPK) dan fail meja . Kedua-dua dokumen ini merupakan alat pengurusan yang dapat menyumbangkan kepada peningkatan kecekapan serta keberkesanan jabatan / pejabat dalam melaksanakan delivery system kepada pelanggan. Namun begitu ianya selalu diabaikan oleh jabatan sehingga mendapat teguran audit. Jika ada pun sesetengahnya tidak mengemaskini mengikut keperluan terkini.

Ketua jabatan perlu melaksanakan tindakan segera bagi mengelakan tegoran audit yang berulang-ulang .

Bengkel penyediaan MPK dan FM perlu dilaksanakan dengan segera. MPK dan FM disediakan bertujuan untuk : Merekodkan semua prosedur dan pengaturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi. Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja. Menentukan peraturan jabatan / pejabat dipatuhi. Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. Menyenangkan pertukaran staf dari satu jabatan ke jabatan yang lain. Menyenangkan kajian keatas sistem kerja dan membolehkan pembaikan dibuat Mengurangkan arahan lisan. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain.

Manual prosedur kerja merupakan dokumen rasmi diperinkat jabatan menyatakan secara terperinci mengenai Latar belakang jabatan/pejabat , Objektif jabatan/pejabat, Carta jabatan/pejabat, fungsi-fungsi utama jabatan/pejabat , aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama, pProses kerja aktiviti-aktiviti utama, carta aliran kerja aktiviti-aktiviti utama dan senarai borang-borang yang digunakan .

Setiap pegawai hendaklah menyediakan fail meja masing-masing bagi meningkatkan kecekapan & keberkesanan dalam menjalankan tugas harian. Fail meja dapat memberi panduan terperinci mengenai semua tugas. Ianya akan melancarkan dan memudahkan kerja-kerja harian. Ianya juga akan menjadikan seseorang individu itu bertanggungjawab dalam jabatan. Setiap pegawai akan mengetahui kedudukan individu di dalam jabatan.

Kandungan sebuah fail meja terdiri daripada , Objektif jabatan/pejabat , Objektif bahagian/unit, Carta organisasi jabatan/pejabat , Carta organisasi kedudukan pegawai , Senarai tugas/kuasa dan hubngan , Peraturan-peraturan pentadbiran ,Proses kerja ,Carta aliran kerja ,Senarai semak/checklist,Senarai undang-undang/peraturan , Senarai jawatankuasa yang dianggotai ,Senarai borang-borang yang digunakan ,Norma kerja ,Senarai tugas harian.

Mana-mana jabatan yang ingin menganjurkan bengkel bolehlah berhubung dengan Pejabat Setiausaha Kerajaan Terengganu, Bahagian Latihan atau berhubung terus dengan saya melalui e-mail : jahani.ismail@gmail.com. Telefon : (0199539402).