Semua agensi kerajaan perlu menyediakan semula MPK & FM kearah perlaksanaan star rating

Semua agensi kerajaan perlu menyediakan semula MPK & FM kearah perlaksanaan star rating

MPK dan FM bukanlah satu perkara baru. Ia adalah alat pengurusan sektor awam yang berkesan ianya telah wujud dalam Perkhidmatan Awam sejak dahulu lagi. Sebelum perkeliling kemajuan perkhidmatan awam ia dikenali dalam berbagai bentuk dan rupa seperti Prosedur Jabatan, .Arahan Tetap Jabatan dan Garis Panduan Bekerja.

Tahun 1991 Kerajaan melancarkan beberapa Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam kearah peningkatan kecekapan, keberkesanan dan kualiti hasil kerja kakitangan awam. Pekeliling tersebut adalah PKPA 1991 mengenai MPK dan FM.

‘Scenario’ sekarang ada beberapa soalan yang sukar dijawab.Adakah semua Jabatan dan kakitangan awam mempunyai MPK dan FM masing-masing?Adakah MPK dan FM digunakan sebagai panduan semasa menjalankan tugas? Pada amnya semua agensi Kerajaan sedar dan tahu konsepnya. Malah terdapat agensi kerajaan yang sudah wujudkan MPK dan FM. masing-masing sejak perkeliling tersebut dikeluarkan.

Walau bagaimanapun penggunaan MPK dan FM dalam menjalankan tugas tidak meluas.Banyak MPK merupakan dokumen yang disimpan sahaja dan kebanyakkan FM hanya tinggal di atas meja/laci sahaja dan tidak dirujuk/dikemaskinikan.

Mengapa MPK dan FM penting?. Ia penting kerana ia adalah asas pengurusan kualiti. Manual Prosedur Kerja adalah dokumen rujukan/panduan untuk peringkat jabatan/pejabat. Ia memberi gambaran menyeluruh mengenai organisasi dari segi Fungsi, Objektif, Merekodkan cara bekerja secara sistematik. Ia menerangkan prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti.

Manakala Fail Meja adalah panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam organisasi. Ia adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya.FM mengandungi maklumat dan peraturan-peraturan yang lengkap mengenai tugas/tanggungjawab. Setiap orang pegawai perlu ada sebuah fail meja yang diletakkan di atas meja pegawai. FM satu cabutan (extract) salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukan oleh individu itu. 

Sebagai dokumen rujukan MPK dan FM merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai rujukan rasmi. Ia dapat menseragamkan sistem atau kaedah kerja. MPK dan FM menentukan peraturan dipatuhi dgn ini mengurangkan kesilapan. Ia juga dapat digunakan sebagai alat latihan informal. justeru itu pihak pengurusan memudahkan pertukaran staf dalam proses ambilalih tugas. Kajian mengenai sistem kerja dapat dilaksanakan dengan mudah. Dengan adanya MPK & FM akan dapat mengurangkan arahan lisan. Seterusnya MPK & FM dapat

menjelaskan kuasa seseorang dan mejelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain